Voor 'n netjies gerangskikte boekrak in haar kantoor in Barcelona vertel Cecilia Delgado-Molina, Uitvoerende Sekretaris van die Internasionale Sosiologiese Vereniging (ISA), 'n onvergeetlike ervaring wat aan die ander kant van die wêreld plaasgevind het, binne die eerste jaar nadat sy haar rol aanvaar het.
“Ons het uiteindelik betaal vir kamers wat leeg was. Omdat mense lang afstande gereis het vir persoonlike interaksies, het hulle nie opgedaag vir hibriede sessies wat deur sprekers via 'n skerm op die perseel aangebied is nie.”
Cecilia verwys na 'n hibriede konferensie wat in 2023 in Australië gehou is, ISA se eksperiment om hibriede te word. “Na daardie konferensie het ons dringender as ooit tevore gevoel dat die ISA 'n diepgaande verandering nodig het.”
Die pad vorentoe was uitdagend. ISA is in 1949 gestig, en hul metodes het net so stewig in die 20ste eeu gewortel gelyk. In 2023, onder leiding van die President en Uitvoerende Komitee, het die ISA egter begin om 'n transformasie te visualiseer wat digitaal is, ja, maar ook kultureel. Daar was 'n erkenning dat daar 'n hersiening in almal se denke nodig was.
Cecilia is 'n Meksikaanse sosioloog wie se loopbaan lank reeds verweef is met ISA se wêreldwye navorsingsnetwerke. Sy staan aan die hoof van die Vereniging se Sekretariaat, 'n toegewyde span wat daartoe verbind is om die ISA-missie en -aktiwiteite te ondersteun. Die Sekretariaat is getaak met die implementering van daardie visie van digitale transformasie, wat die bevordering van 'n digitaal gekoppelde gemeenskap, die verbetering van lededienste en die ondersteuning van ISA se wêreldwye navorsingsnetwerke behels. Die uiteindelike doel is om 'n assosiasie te ontwikkel met volhoubare, gebruikersgerigte digitale strategieë wat 'n verbintenis tot inklusiwiteit, toeganklikheid en wêreldwye samewerking weerspieël.
Die Sekretariaat se eerste stap was deurslaggewend: ISA se papierargiewe moes gaan! In 2024 het die vereniging papierargivering opgeskort, met alle nuwe materiaal wat nou in hul pasgemaakte aanlyn ledeportaal beskikbaar is. Na drie intense maande van migrasie het hierdie portaal makliker lidmaatskaphernuwings, intydse betalings en digitale hulpbronne direk in lede se hande gebring.
Dit was 'n goeie begin, maar Cecilia het geweet die ware toets van ISA se digitale volwassenheid lê in die herontwerp van hoe die lede saamwerk, leer en met die vereniging skakel.
Wanneer die ISC Digitale Reisprojek Toe Cecilia 11 ISC-lede aangebied het om geteikende digitale transformasie-afrigting te ondergaan, het hulle die geleentheid aangegryp. ISA se dringende uitdaging was om 'n volledig aanlyn simposium vir 2026 te ontwerp. Cecilia was bewus daarvan dat vorige eksperimente nie gewerk het nie, soos die hibriede konferensie wat vroeër genoem is, wat sleg soos twee wêrelde wat bots, gevoel het. Vir ISA sou die feit dat die simposium volledig aanlyn was, groter verteenwoordiging van globale meerderheidsstreke moontlik maak.
Die konkrete ondersteuning wat Cecilia en haar span van die kohort gesoek het, was om vertroue te bou om voort te gaan met die verkenning van geskikte tegniese vennote vir hierdie volledig aanlyn simposium. Hulle het hulp nodig gehad met die opstel van 'n Versoek om Voorstel (VV).
Oor drie sessies met 'n toegewyde afrigter is ISA se ambisies gekonseptualiseer in 'n RfP wat belofte inhou vir 'n meer verbonde en betrokke digitale byeenkoms. ISA se afrigter het die span gehelp om komplekse tegniese behoeftes in duidelike vereistes te vertaal. Teen Junie 2025, die RFP is gepubliseer, met voorstelle van tegnologievennote regoor die wêreld.
Wat die toekoms betref, beskou die Sekretariaat die aanlyn simposium van 2026 as ISA se belangrikste stap tot nog toe. Die visie wat hulle het, is oortuigend inklusief: “Ons verwag meer diversiteit, veral van streke wat gewoonlik onderverteenwoordig is. Dit sal deelname oopmaak vir akademici wat nie kan bekostig om te reis nie as gevolg van klimaats-, koste- of gesondheidsprobleme.”
Groepfoto met ISA-president Geoffrey Pleyers, ISA-uitvoerende sekretaris Cecilia Delgado-Molina, ISA-sekretariaatpersoneel en plaaslike vrywilligers by die 5de ISA-forum vir Sosiologie in Rabat, Marokko (2025). Krediet: © Internasionale Sosiologiese Vereniging.
Dit was terwyl daar aan die RfP gewerk is dat iets onverwags ook ontstaan het. “Aanvanklik het ons gedink ons probeer net uitvind watter platform om te kies,” sê Cecilia. “Maar wat na vore gekom het, was veel groter, ’n duidelike, gestruktureerde gereedskapskis wat ’n soortgelyke organisasie kon help wat dieselfde digitale onsekerheid in die gesig staar.”
Beplanning van jou aanlyn konferensie
Hierdie blog stel 'n stap-vir-stap gids bekend wat ontwerp is om wetenskapsorganisasies te help om effektiewe aanlyn konferensies te beplan en aan te bied. Dit bied 'n praktiese manier om deur elke fase van die bestuur van 'n digitale of hibriede geleentheid te dink – van die definisie van jou doel, tot die betrek van deelnemers, tot die vaslegging van die nalatenskap daarna.
Die gevolglike gereedskapskis bied 'n eenvoudige padkaart vir die aanbied van inklusiewe aanlyngeleenthede. Eerstens vereis dit duidelikheid: Waarom die konferensie hou? Hoe lyk sukses werklik? Vervolgens word die aandag gevestig op die deelnemers wat betrokke sou wees: Wie is hulle regtig? Dit is veral waar vir diverse globale gehore, aangesien hul liggings, tale en hindernisse moet vorm wat gebou word.
Dan kom die praktiese aspekte. Die keuse van die regte platform, die ontwerp van sessieformate wat by lede se behoeftes pas, en die deurdagte skep van ruimtes vir ware interaksie. Cecilia erken, met kenmerkende openheid: “Ons is sosioloë, maar selfs ons moes daaraan herinner word dat ware interaksie nie sommer net gebeur nie. Jy moet doelbewus die voorwaardes daarvoor skep.”
'n Belangrike, dikwels oor die hoof gesiene stap is die gereedskapskis se laaste pilaar, meting en nalatenskap. Wat het gewerk en wat nie? Hoe sal ons leer en verbeter vir volgende keer?
Die resultaat is 'n gestruktureerde benadering tot konferensiebeplanning, gebou op ISA se realiteit, wat ander wetenskaplike liggame wêreldwyd maklik kan aanpas.
Maar miskien die diepste les wat Cecilia uit die reis geleer het, was die idee dat verandering voortdurend beoefen word. Sy moedig haar span aan om elke besluit as 'n klein eksperiment te sien, gelei deur vrae soos: Werk dit vir ons lede? Indien nie, hoe kan ons dit aanpas? Die span het hierdie denkwyse en benadering in 'n webwerf-opknappingsprojek oorgedra, waarvoor hulle tans 'n verskaffer kies. Sy hoop dat die verskuiwing van die lens om lede as die primêre gebruikers van die gereedskap te sien, 'n leidende beginsel word wat in besluitneming geïntegreer word.
Die Sekretariaat se reis het verskuif van die hoop dat leë konferensiekamers gevul sal word, na die aktiewe fokus op die werklike menslike behoeftes van die ISA se lede, en die gemeenskappe wat hulle bedien. Soos ISA voortgaan om sy digitale ekosisteem te laat groei, dra dit 'n hernieude sin van doelgerigtheid en 'n belofte mee: geen sosioloog word agtergelaat nie.
Beeld: Die Hybrid ISA Wêreldkongres van Sosiologie, Melbourne, Australië, 2023. Krediet: © Internasionale Sosiologiese Vereniging.
Lees meer oor die Digitale Transformasie van Wetenskaporganisasies-inisiatief 
Lees meer oor 'n Mens-eerste benadering tot die bou van digitale paaie Lees meer oor 'n Hulpmiddel om 'n aanlyn- of 'n hibriede konferensie te beplan Lees meer oor 'n Hulpmiddel om gebruikerservaring in 'n wetenskapsorganisasie te verbeter 